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Distribución de cargos para todas las áreas de trabajo.

1º DEPARTAMENTO. PRESIDENCIA Y PROTOCOLO:

Representar a la Asociación, en cuantos actos, acciones o gestiones sea necesario, figurando a la cabeza de cualquier representación de la Asociación.

Acordar la constitución de ponencias o comisiones especiales para el estudio de un asunto concreto, sin perjuicio de las facultades que en el mismo orden corresponden a la Junta Directiva o Asamblea General. 

Presidir las sesiones de la Asamblea General y la Junta Directiva; dirigir sus debates; conceder el uso de la palabra a los asistentes que lo soliciten; marcar el orden de las intervenciones.

Hacer cumplir los acuerdos adoptados que reciba de las Asambleas Generales y de la Junta Directiva, como en situaciones que lo precisen responsabilizarse del departamento de Coordinación y protocolo. Llevar la organización y protocolos de actuación de cada evento. 

2º DEPARTAMENTO. COORDINACIÓN

Estudio, análisis y creación de eventos y actividades; con la estrecha colaboración de profesionales e instructores de todas las áreas, para la realización de los distintos programas de trabajo. 

Responsable de supervisar y coordinar la correcta ejecución de todas las actividades que se realicen en cada una de los departamentos donde se desarrollen las actividades. Gestionar proactivamente los temas de Recursos Humanos desarrollando y facilitándole los medios al equipo a su cargo. 

Relacionarse con la dirección del proyecto en busca de acuerdos y colaboración en forma sustentable. Formar o bien ocuparse de la formación y reciclaje del personal en cada departamento, facilitando que pueda adquirir todas las competencias necesarias para su buen desempeño. 

Controlar y hacer seguimiento de todos los proyectos, para comprobar que se van cumpliendo los objetivos y todo marcha bien; en caso necesario, tomar medidas correctoras. Transmitir la Misión de la entidad a todo el equipo humano, como en situaciones que lo precisen responsabilizarse de presidencia. 

3º DEPARTAMENTO. SECRETARÍA GENERAL: 

Registrar todas las actas que se realicen en las reuniones de la Junta directiva, como en las Asambleas Generales. Encargos y avisos que vengan directamente de Presidencia. Redactar y certificar los acuerdos sociales tomados. 

Custodiar los libros de la asociación. Ejecutar las órdenes que reciba del Presidente, y que estén vinculadas con la vida de la Asociación y el cumplimiento de sus funciones. 

Colaborar con la Presidencia en la redacción del Orden del Día y convocatoria de la Asamblea y la Junta. Gestionar los libros y ficheros, así como la correspondencia. 

4º DEPARTAMENTO. TESORERÍA: 

Dirigir, registrar y administrar toda la parte económica y contable de la asociación, como las cuentas, ingresos y pagos. Actuar, juntamente con el Presidente, respecto de los intereses económicos de la Asociación y el manejo de sus fondos. 

Elaborar el presupuesto, balance y estados de cuentas que han de ser sometidos a la Asamblea. Custodiar los Libros de Contabilidad de la Asociación. 

5º DEPARTAMENTO. COMUNICACIÓN

Elaboración y creación de publicidad escrita en la forma de trípticos y carteles para dar a conocer toda la relación de eventos y actividades, así como su distribución. 

Abarcamos un amplio abanico de difusión, tanto en la radio, como en revistas, prensa y todos los medios de comunicación que se precisen, de forma amplia y continua. Es el responsable de diseñar la estrategia general de comunicación según los distintos grupos de interés o públicos, objetivo (internos y externos). 

Gestionar directamente las distintas áreas que dependen de la dirección de comunicación, coordinar las relaciones públicas de la organización, las relaciones con la prensa, radio y los medios, participar activamente en el desarrollo del sector de la comunicación y desarrollar el trato directo y personal con los colaboradores externos. 

6º DEPARTAMENTO. INFORMATICA E INTERNET:

Su objetivo es proporcionar la información más actualizada de todas las actividades que realiza la A. C. Hypatia, por medio de las redes sociales; e-mail, Pagina Web, Facebook y Twitter. 

Por otro lado se efectuaran las estadísticas y consultas de opinión, para recoger las sugerencias y aportaciones a la par que las necesidades para fomentar y crear nuevas actividades, estamos al día de las inquietudes sociales. Es el departamento que se encarga de confeccionar y revisar la página web de la asociación. 

7º DEPARTAMENTO. MEDIOS AUDIOVISUALES:
El departamento que se encarga del montaje, preparación y grabación en vídeo de las conferencias y otros eventos realizados por la asociación, para su posterior visionado en la página Web. Todos los componentes de este departamento disponen de nociones o conocimientos de electrónica y electricidad. 

8º DEPARTAMENTO. LOGÍSTICA Y AVITUALLAMIENTO: 
Equipo de trabajo para desplazar equipos, traslados de material, montajes y desmontajes, encargarse de alquiler y conducción de furgoneta si fuera necesario, y la compra de lo necesario para eventos lúdicos también, incluida el agua para los ponentes. 

9º DEPARTAMENTO. SECRETARÍA TÉCNICA: 
Llevar las actas de las asambleas generales, pasarlas al ordenador y remitirlas a la Junta Directiva. Organizar el orden del día en cada asamblea o reunión Junta Ejecutiva, y ejecutar los acuerdos y determinaciones de la Junta Ejecutiva.